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2009 |
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Elaboração:
Assessoria de Convênios Vera
Lucia de Barros Amaral Com
a Colaboração dos Demais Membros da Equipe
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Sumário
2 - MODALIDADES DE ACORDOS NA USP
2.1.1.- Convênios com as Agências Oficiais de Fomento
– (CAPES, CNPq, FINEP, FAPESP)
2.1.2.- Convênios Acadêmicos (Nacional, Internacional)
2.1.3.- Convênio para Cursos de extensão
2.2.- Convênio para Estágios de Estudantes
2.3.1.- Protocolo Acadêmico Internacional
2.4.- Contrato – “USP Contratada”
3- CONVÊNIOS E CONTRATOS: DIFERENÇAS
4- CONVÊNIOS : NORMAS APLICÁVEIS
4.2.6.- Delegação de Competência
4.2.8.- Comissão Especial de Regime de Trabalho (CERT)
5- ETAPAS DE TRAMITAÇÃO E O SISTEMA E-CONVÊNIOS
7- FASES DO CONVÊNIO:UMA VISÃO GERAL
7.1. -Fases do Convênio: Solicitação
7.1.1. – Solicitação Governo Federal – Cuidados
Adicionais
7.1.2.- Contrapartida nos Convênios com o Governo
Federal
7.1.3. – Sistema SICONV do Governo Federal
7.2. – Fases do Convênio: Celebração
7.2.1. – Celebração Governo Federal
7.3. – Fases do Convênio : Execução
7.3.1.- Procedimentos a ser Seguidos na Execução de
Convênios
7.3.2. – Execução de Convênios com Governo Federal –
Cuidados Adicionais
7.3.3. – Execução de Convênios com Governo Federal –
Despesas Proibidas
7.3.5. – Execução de Convênios com Governo Federal –
Motivos para Encerramento do Convênio
7.3.6. – Execução de Convênios com Governo Federal –
Motivos que Geram Inadimplência.
7.3.7. – Execução – Termo Aditivo
7.4. – Fases do Convênio: Prestação de Contas -
Convênio Governo Federal
7.4.1. – Prestação de Contas Convênio Governo
Federal:Tomada de Conta Especial (TCE)
O objetivo deste roteiro é fornecer orientação para a elaboração de acordos institucionais com o setor público ou privado, tais como convênios, protocolos de intenção e contratos. Serão apresentadas as etapas que devem passar um acordo, desde a elaboração do plano de trabalho até a prestação de contas final, bem como as etapas de tramitação entre os órgãos decisórios da USP. O presente roteiro é elaborado com base na legislação federal, em portarias e resoluções da USP e nos procedimentos estabelecidos nos sistemas administrativos da USP.
É dado destaque às normas e procedimentos que envolvem os convênios com o Governo Federal e as alterações trazidas com a implantação do Sistema de Convênios – SICONV do Ministério do Planejamento.
Este roteiro está organizado nos seguintes tópicos:
- Seção 2. Modalidades de acordos existentes na USP.
- Seção 3. Descrição das diferenças entre convênios e contratos.
- Seção 4. Embasamento legal com referência à legislação federal e a normas internas da USP.
- Seção 5. Etapas de aprovações internas, que estão refletidas na tramitação on-line no Sistema e - Convênios.
- Seção 6. Definições básicas e os elementos que podem compor um acordo.
- Seção 7. Procedimentos que devem ser adotados em cada fase por que passa um acordo.
A USP celebra acordos institucionais nas áreas de ensino, pesquisa e extensão com instituições públicas e privadas, nacionais e estrangeiras. O diagrama abaixo apresenta, de forma esquematizada, as modalidades de acordos celebrados na USP. Uma breve descrição das características de cada modalidade, bem como o roteiro de tramitação entre os órgãos decisórios são apresentadas a seguir.
Figura 1. Modalidades de acordos celebrados pela USP
2.1.- Convênio
É um acordo firmado entre entidades públicas ou entre entidade(s) pública(s) e entidade(s) privada(s), para realizar um objetivo de interesse comum. O convênio é regido pelo Artigo 116 da Lei no. 8666/93 e na USP, pelas Resoluções 4715/99, 5448/08 e 5449/08.
Ø Através dos convênios, recursos financeiros podem ser transferidos de uma instituição externa para a USP, passando a fazer parte integrante do Orçamento da USP.
Ø Convênio requer a apresentação de Plano de Trabalho, que descrimina a base das obrigações das partes integrantes. O Plano de Trabalho é a espinha dorsal do convênio.
2.1.1.- Convênios com as Agências Oficiais de Fomento – (CAPES, CNPq, FINEP, FAPESP)
Modalidade de convênio que consiste, geralmente, na adesão às regras de financiamento do órgão concedente.
Ø
Os convênios com agências de fomento podem ser
assinados pelos Pró-Reitores de Graduação, Pós-Graduação e Pesquisa, de acordo
com o Artigo 1º. IV, Parágrafo Único da Portaria GR 3570/05, desde que
aceito pela agencia.
2.1.2.- Convênios Acadêmicos (Nacional, Internacional) [1]
São convênios firmados com instituição de ensino e pesquisa.
Ø É necessária a apresentação de Plano de Trabalho. Quando se tratar de intercambio, é necessário definir as formas de intercâmbio, prazos e as obrigações recíprocas, como responsabilidades por despesas de viagens, hospedagem.
Ø
É adotada a praxe internacional, segundo a qual
a instituição que envia o acadêmico custeia as passagens e a que recebe custeia
a hospedagem.
Ø As despesas de passagem e hospedagem devem ser custeadas com recursos do orçamento da Unidade, demonstrado o interesse público, ou de fontes externas à Universidade.
Ø
Os protocolos acadêmicos internacionais podem
ter como origem a Unidade, órgãos da Reitoria ou a CCInt .
2.1.3.- Convênio para Cursos de extensão
Seguem normatização da Pró-Reitoria de Cultura e Extensão Universitária, especialmente as Resoluções CoCEx 4940/02 , 5072/03 e 5007/03(Ensino a Distancia).
Ø A gestão administrativa e financeira dos cursos de extensão poderá ser compartilhada com entidades de apoio, desde que devidamente justificada a conveniência para a Universidade, mediante assinatura de convênio.
Ø Nas
atividades inter-unidades ou nas atividades com participação de outras
instituições, a gestão acadêmica é indelegável e será executada por uma Unidade
ou Órgão da USP.
2.2.- Convênio para Estágios de Estudantes
Os convênios para a
realização de estágios de estudantes são regulamentados pela Resolução RUSP
5528/09, com fundamento na Lei 11788/2008. Enquanto não forem aprovadas novas
Minutas, continuam em uso as constantes do Anexo da Res 4850/01.
Ø O Termo de Compromisso de Estágio deve ser formalizado para cada estágio e particularizará a relação jurídica especial existente entre o estudante-estagiário e a concedente, com a interveniência obrigatória da instituição de ensino. Em se tratando de aluno da USP, o termo de compromisso é com a interveniência da USP.
Ø A tramitação dos convênios de estágios que utilizam minuta padrão ocorre na Unidade, com a aprovação da Comissão de Graduação e da Congregação/CTA da Unidade.
Ø Nos casos em que não seja utilizada minuta padrão para a celebração do convênio de estágio de estudantes, há necessidade de tramitação on-line através sistema do Sistema Mercúrio e-Convênios, pela Consultoria Jurídica Regional.
Ø Para os convênios de estágio de estudantes, é delegado ao diretor da Unidade a sua assinatura (Portaria 3070/05).
2.3.- Protocolo de Intenções
É um instrumento preparatório que formaliza um compromisso futuro das partes de celebrar um convênio, em termos que serão definidos posteriormente.
Ø A Resolução RUSP 4715/99 buscou restringir esta modalidade de acordo. Ficou estabelecido que não deve haver acordo preliminar e que a relação entre as partes deve ser formalizada, desde logo, como convênio ou contrato, sempre de acordo com o Plano de Trabalho acordado pelas partes.
Ø Os procedimentos para a elaboração do Plano de Trabalho devem ser encaminhados diretamente pelas partes, mediante troca de correspondência ou simples documentos, não criando, assim, obrigações até a formalização do acordo.
Ø Qualquer obrigação só deve ser estabelecida no instrumento do convênio ou contrato.
Ø Quando se tratar de órgão público, organização internacional ou universidades e na impossibilidade de se elaborar, de imediato, o Plano de Trabalho é possível, excepcionalmente, firmar um protocolo de intenções.
2.3.1.- Protocolo Acadêmico Internacional
São acordos preliminares com universidades
e instituições acadêmicas estrangeiras.
Ø São protocolos preparatórios à celebração de convênios acadêmicos.
Ø
Não devem ser estabelecidas obrigações nos
protocolos, cujo objeto é, apenas, o compromisso de celebrar um convênio em
termos que serão definidos no futuro e, eventualmente, possibilitar o
intercambio entre as instituições.
Ø
Embora não tenham forma rígida, os protocolos
acadêmicos internacionais devem ser firmados pelos representantes legais das
instituições interessadas. O prazo de validade dos protocolos deve ser
previamente definido e não deve ser superior a dois anos.
Ø
Os protocolos acadêmicos internacionais podem
ter como origem a Unidade, órgãos da Reitoria ou a CCInt .
2.4.- Contrato – “USP Contratada”
É um contrato de prestação de serviço, em que a USP se compromete a realizar serviço de interesse da contratante, mediante o recebimento de uma remuneração.
Ø A modalidade “USP Contratada” é regida pelas disposições do Art. 116 da Lei 8666/93, semelhante aos convênios.
Ø A celebração de contratos em que a USP é prestadora de serviços, segue a mesma rotina de procedimentos definida para convênios. Tanto na modalidade contrato, como na modalidade convênio, é necessária a apresentação de Plano de Trabalho.
2.5.- Auxílio Individual
É uma forma de acordo assinado diretamente pelo docente junto a uma agência de fomento (concedente), para o financiamento de projeto de pesquisa. O auxílio é dado diretamente ao pesquisador, sem a participação formal da USP.
Ø O cadastro do Auxílio Individual no Sistema Mercúrio (e - Convênios) deve ser feito em obediência a exigência dos órgãos de fomento.
Ø Há convênios com a CAPES e CNPq, responsabilizando a USP pelos recursos federais direcionados aos pesquisadores. Portanto é importante o gerenciamento dos auxílios concedidos aos Professores e Pesquisadores da USP para possibilitar o atendimento de solicitações de informação por parte dos órgãos concedentes.
Ø Convênios e contratos são modalidades de acordos.
Ø A diferença básica está no interesse que moveu a celebração do acordo.
v No contrato há uma contraposição de interesses: entidade contratante deseja receber o serviço e a entidade contratada (USP), deseja receber a remuneração pelo serviço;
v No convênio, há um interesse mútuo pela execução do objeto acordado.
A tabela 1 descreve as principais diferenças entre convênio e contrato.
Tabela 1. Distinção
entre Contratos e Convênios
|
Principais Aspectos |
Convênios |
Contratos |
|
Instrumento |
Instrumento de Planejamento |
Instrumento Administrativo que regula relação de prestação de serviços. |
|
Interesses |
Recíprocos em regime de mútua colaboração |
Distintos e opostos |
|
Comprovação
de despesa |
Prestação de contas |
Apresentação nota fiscal |
-
4.1.- Convênios Federais
Ø Lei 8666/93 – As disposições da Lei 8666/93 devem ser aplicadas, no que couber, aos convênios, acordos, ajustes e outros instrumentos (Art. 116)
v Define as informações necessárias para a celebração de convênio;
v Define as regras para a liberação financeira das parcelas;
v Define as regras de aplicação financeira dos saldos de convênio;
v Define as formas de aplicação das receitas financeiras auferidas;
v Define as regras de devolução do saldo financeiro quando da conclusão do convênio.
Ø Decreto 6170/07 – Dispõe sobre as normas relativas a transferências de recursos da União mediante convênio.
v Define as normas de celebração, acompanhamento e prestação de contas;
v Introduz o Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse – SICONV, onde serão registrados todos os convênios com o Governo Federal.
v
O SICONV é aberto ao público através do Portal dos Convênios (www.convenios.gov.br).
Ø Decreto 6619/08 – Altera dispositivos do Decreto 6170/07.
Ø Portaria Interministerial 127/08 – Estabelece normas para a execução do disposto no Decreto 6170/07.
Ø Portaria Interministerial 342/08 – Altera dispositivos da Portaria Interministerial 127/08.
Ø Portaria Interministerial 404/08 – Altera dispositivos da Portaria Interministerial 127/08.
Ø Instrução Normativa 1/97 da Secretaria do Tesouro Nacional– Disciplina os convênios celebrados até 29/05/2008.
4.2.- Normas USP
4.2.1.- Convênios
Ø
Resolução
USP 4715/99– Disciplina os convênios e contratos onde a USP figura como
contratada.
Ø Resolução USP 5448/08 – Altera dispositivos da Res. 4715.
Ø Resolução USP 5449/08 – Cria o processo eletrônico de tramitação de convênios (e – Convênios).
4.2.2.- Cultura e Extensão
Ø Resolução CoCEx 4940/02 – Regulamento da Cultura e Extensão.
Ø Resolução CoCEx 5007/03 – Regulamenta o ensino a distancia nos cursos de extensão.
Ø Resolução CoCEx 5009/03 – Regulamenta as atividades de extensão, assessoria, consultoria e prestação de serviços especializados.
Ø
Resolução
CoCEx 5072/03 – Regulamenta e estabelece normas sobre cursos de extensão
universitária.
4.2.3.- Pós-Graduação
Ø
Resolução
USP 5473/08 – Regimento da Pós-Graduação – Regulamenta os convênios para
oferecimento de Mestrado e Doutorado Interinstitucional e dupla titulação de
teses entre a USP e instituições estrangeiras.
4.2.4.- Graduação
Ø
Resolução
CoG 4802/00 – Dispõe sobre os trâmites necessários para atribuição de
diplomas de Graduação pela USP e por instituição de ensino superior.
Ø
Resolução
CoG 4605/98, alterada pela Res. 4974/02 – Dispõe sobre intercambio
internacional de alunos de graduação.
4.2.5.Taxas Administrativas
Ø
Resolução
USP 4543/98 – Dispõe sobre recolhimento de taxas em decorrência de convênios e sobre a
participação de docentes em atividade de assessoria, consultoria, convênios e
contratos.
Ø
Resolução
USP 5427/07 – Altera dispositivos da Resolução 4543/98. Dispõe sobre
recolhimento de taxas, em decorrência de convênios e da participação de
docentes em atividades de assessoria, consultoria, convênios e contratos, e
cria o Fundo Único de Promoção ‘a Pesquisa, à Educação, à Cultura e à Extensão
Universitária – FUPPECEU – USP.
Ø
Resolução
USP 5456/08 – Altera dispositivos da Resolução 4543/98 e 5427/07,dispõe
sobre recolhimento de taxas em decorrência de convênios e da participação de
docentes em atividades de assessoria, consultoria, convênios e contratos. A
Resolução estabelece, para os cursos de extensão, o percentual de 5% sobre o
valor do total arrecadado ao FUPPECEU.
4.2.6.- Delegação de Competência
Ø
Portaria
GR 3570/05 – Dispõe sobre delegação de competência.
Ø Portaria GR 4550/09 – Dispõe sobre a descentralização das ações de internacionalização, delegando competência aos diretores das Unidades e órgãos, competência para assinatura de acordos.
4.2.7.- Patente
Ø Resolução USP 3428/88 – Dispõe sobre patentes de invenção resultante de pesquisa realizada na USP.
Ø Resolução USP 3454/88 – Altera dispositivos da Res. 3428/88.
4.2.8.- Comissão Especial de Regime de Trabalho (CERT)
Ø
Resolução
USP 3533/89 – Regulamenta o regime de trabalho do pessoal docente da USP.
Ø
Resolução
USP 4543/98 – Altera dispositivos Res. 3533/98.
Ø
Resolução
USP 4621/98 - Altera dispositivos Res. 3533/98.
A USP implantou em 2008, por meio da Resolução 5.449/08, o processo eletrônico de convênios e contratos em que a USP figura como contratada (USP Contratada). O e-Convênios foi implantado dentro do Sistema Financeiro Mercúrio-web. Para a gestão e sistematização destes acordos foi criada a Comissão de Convênios, no Gabinete da Reitora. Para dar assistência à Reitoria, aos órgãos centrais e as Unidade, nos aspectos administrativos, jurídicos e financeiros foi instituída a Assessoria de Convênios.
A tramitação eletrônica se inicia na Unidade ou órgão, com o cadastro dos dados do acordo, o preenchimento do Plano de Aplicação e Cronograma de Desembolso e a inserção no sistema e-Convênios dos documentos necessários à formalização, bem como as aprovações dos colegiados. Pelo sistema, o processo segue on-line para a Assessoria de Convênios da Reitoria para a análise dos aspectos administrativos (instrução dos autos), financeiros e jurídicos. Com a aprovação o processo é encaminhado “on-line” para a Comissão de Orçamento e Patrimônio (COP). Com o ciclo de análise e aprovações encerradas, o processo segue para assinatura do convênio pela USP. Com as autorizações e documentação anexadas no sistema Mercúrio e-Convênios, forma-se o processo físico. Assinado o convênio, o processo é encaminhado para a Unidade para iniciar a fase de execução do convênio (realização). As figuras abaixo mostram as etapas de tramitação, por modalidade de acordo.
Figura 2. Tramitação
dos Convênios e Contratos no Sistema e-Convênios
Figura 3. Tramitação
dos Protocolos Acadêmicos Internacionais no Sistema e-Convênios
Figura 4. Tramitação dos Cursos de Extensão no Sistema e-Convênios
Figura 5. Tramitação dos Estágios de Estudantes no Sistema e-Convênios
Ø Concedente – Entidade que cede ou libera recursos financeiros via convênio.
Ø Convenente – Entidade que recebe os recursos financeiros para a execução de convênio. A USP é convenente nos convênios em que os recursos são transferidos diretamente.
Ø Contrapartida – É a parcela de recursos próprios que o convenente aplica no convênio. A contrapartida é obrigatória nos convênios federais.
Ø Cronograma de Desembolso – Documento que distribui, no tempo, os recursos financeiros envolvidos no convênio ou contrato.
Ø Executor – Pessoa jurídica responsável pela execução do convênio, quando tal atribuição não é de responsabilidade do convenente.
Ø Interveniente – Entidade pública ou privada que participa do convênio para manifestar consentimento ou assumir obrigações em nome próprio. (na maioria dos convênios firmados com a FINEP, a USP aparece como interveniente, responsável em executar as ações técnicas).
Ø Meta – É o objetivo que se pretende alcançar, traduzido em termos de valor e tempo.
Ø Objeto – É o produto ou resultado que se pretende alcançar com o convênio.
Ø Plano de Aplicação – É o documento que descreve a forma de utilização dos recursos financeiros do convênio.
Ø Plano de Trabalho – Documento básico para a solicitação de recursos através de convênio.
Ø Pré-Projeto – Proposta de trabalho a ser encaminhada ao convenente.
Ø Projeto básico – Conjunto de elementos necessários e suficientes, para caracterizar a obra ou serviço. É elaborado com base em estudos técnicos preliminares, que asseguram a viabilidade técnica do objeto.
Ø Proponente – Entidade que manifesta, por meio de proposta de trabalho, interesse em firmar convênio a ser aceito e aprovado pelo Concedente.
Ø Termo aditivo – Instrumento que tenha por objetivo a modificação do convênio já celebrado, vedada a alteração do objeto aprovado. Em geral, o Termo Aditivo envolve alteração da vigência ou readequação da utilização dos recursos financeiros definida no Plano de Aplicação, (adição, redução e remanejamento).
Ø Termo de Referência – Documento apresentado quando o objeto do convênio envolver aquisição de bens ou prestação de serviços. O TR deverá conter elementos capazes de propiciar a avaliação do custo pela Concedente, diante orçamento detalhado, considerando os preços praticados pelo mercado, a definição dos métodos e o prazo de execução do objeto.
Ø A figura abaixo esquematiza as fases de um convênio. A descrição de cada fase será feita a seguir
7.1. -Fases do Convênio: Solicitação
Ø O Plano de Trabalho é o documento básico para a Solicitação de recursos financeiros, tendo em vista a celebração de um convênio ou contrato.
Ø A figura abaixo apresenta, de forma esquematizada, os tópicos que devem compor o Plano de Trabalho:
Alguns cuidados devem ser Tomados na Apresentação do Plano de Trabalho
Ø Elaborar memória de cálculo:
v Da execução física de cada Meta, Etapa/Fase;
v Da execução financeira do Plano de Aplicação.
Ø Compatibilizar os totais do Plano de Aplicação com o cronograma de Desembolso.
Ø Avaliar o período de vigência do convênio, que deve estar compatível com a execução do objeto. Lembrar de prever o tempo necessário para realizar as licitações.
Ø Avaliar com a área Orçamentária e Financeira a natureza das despesas dos itens a serem adquiridos.
A figura abaixo apresenta, de forma esquematizada, os tópicos que devem compor o Plano de Trabalho:
Figura 6. Solicitação : Tópicos do Plano de Trabalho
7.1.1. – Solicitação Governo Federal – Cuidados Adicionais
Ø Compatibilizar o cronograma de desembolso dos recursos do concedente e do proponente. As parcelas devem ser proporcionais e concomitantes.
Ø Não convém incluir as aquisições dentro do Cronograma de Execução, mas sim o produto a ser obtido decorrente da compra de equipamentos com os recursos do convênio.
Ø Fazer pesquisa de preço para embasar o pedido de recursos.
v IMPORTANTE : O CADASTRO NO SINCOV IRÁ EXIGIR A APRESENTAÇÃO DAS PESQUISAS DE PREÇOS DOS MATERIAIS OU SERVIÇOS ADQUIRIDOS.
7.1.2.- Contrapartida nos Convênios com o Governo Federal
Ø É uma exigência nos convênios com o Governo Federal.
Ø A contrapartida pode ser oferecida na forma de:
v Recursos financeiros;
v Bens e serviços.
Ø Os bens e serviços podem ser apresentados, desde que economicamente mensuráveis. A unidade de medida deve ser estipulada no convênio (ex: salário, equipamento, hora/trabalhada).
Ø Deve ser indicada a alínea orçamentária dos recursos da contrapartida.
Ø Se a contrapartida for financeira, deve ser depositada na conta bancária do convênio (conta única do convênio), proporcionalmente ao aporte da concedente, de acordo com o cronograma de desembolso.
Ø
A LDO (Lei de Diretrizes Orçamentárias do
Governo Federal) de 2009 definiu a contrapartida em convênios com órgãos do
Estado de São Paulo, entre
Ø No Cronograma de Desembolso a utilização da contrapartida precisa coincidir com os recursos do concedente.
7.1.3. – Sistema SICONV do Governo Federal
Ø O Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse, SINCOV, foi instituído pelo Decreto 6170/07 do Governo Federal.
Ø Estabelece que todos os convênios e contratos de repasse do Governo Federal deverão ser registrados no SICONV.
Ø O SICONV será aberto ao público através do Portal dos Convênios ( www.convenios.gov.br ).
Ø O objetivo do Governo Federal, com a implantação do sistema SICONV, é que todas as fases do convênio sejam executadas no SICONV, conforme esquematizado na Figura 8. No presente momento, apenas as três primeiras ações estão implantadas no sistema.
Figura 8. Ações a serem Disponibilizadas e Executadas On-Line a
partir do Portal dos Convênios
Ø Para ser ter acesso ao SICONV, a primeira fase é o CREDENCIAMENTO DA INSTITUIÇÃO PROPONENTE, que é feito diretamente no sistema e é válido para todo o Governo Federal.
O CREDENCIAMENTO DA USP FOI FEITO PELA
REITORIA
Ø A
segunda fase é a do cadastramento
da instituição proponete,
junto a uma Unidade Cadastradora do sistema. É necessária a entrega de
documentação autenticada do dirigente da instituição, responsável pela
assinatura, como convenente, dos convênios com o Governo Federal.
v O cadastramento fornece à instituição proponente senhas de acesso que vão permitir à interação com os órgãos do Governo Federal cadastrados no SICONV ao longo da vigência do convênio.
A ASSESSORIA DE CONVÊNIOS DA REITORIA FORNECERÁ ÀS UNIDADES E ÓRGÀOS
DA USP, SENHA DE ACESSO AO SISTEMA, PARA O CADASTRO DE PROPOSTA DE TRABALHO NO
SISTEMA.
Ø
De posse da senha a Unidade ou órgão poderá
efetuar o cadastramento dA proposta de TRABALHO e preenchimento
do PLANO DE TRABALHO . Para
cadastrar é necessário localizar na lista de Programa de Governo cadastrado no
SICONV o Programa referente à proposta a ser cadastrada.
Ø A Figura 9 pontua os elementos do Plano de Trabalho.
Figura 9. Elementos do Plano de Trabalho
no SICONV
Ø Na fase de análise da proposta de trabalho, a interação entre o órgão concedente e o proponente do projeto será feita através do sistema SICONV.
Análise da Proposta
de Trabalho a partir do SICONV
Ø Com a aprovação do Plano de Trabalho, o termo de convênio será encaminhado para assinatura.
7.2. – Fases do Convênio: Celebração
Ø O Governo Federal define as cláusulas obrigatórias que o instrumento de formalização de um convênio deve possuir:
v Preâmbulo Deve conter:
v Objeto do Convênio – O que se pretende realizar ou obter;
v
Obrigações dos partícipes – deve ser descrito o papel de cada
participante;
v Contrapartida – explicitar a contrapartida (quando couber);
v Interveniente – quando houver,explicitar as obrigações;
v Fixação da Vigência – Pode ser estipulado de três formas: Assinatura, Publicação, Liberação de Recursos;
v Direito dos Bens – a definição,se for o caso, do direito de propriedade dos bens adquiridos, produzidos, transformados ou construídos com recursos do convênio. Caso houver, definir direito sobre propriedade intelectual;
v Acompanhamento da Execução Física – a forma pela qual a execução do objeto será acompanhada pelo concedente;
v Rescisão – Prever a possibilidade das partes rescindirem ou denunciarem o convênio;
v Foro – Indicação do foro para dirimir dúvidas decorrentes da execução do convênio.
Ø Os convênios devem ser obrigatoriamente assinados pelos partícipes (e testemunhas) e pelo interveniente (quando houver).
Ø PUBLICIDADE - Todos os convênios devem ser publicados no Diário Oficial.
v Os convênios com o Governo Federal, a publicação é feita pelo órgão concedente.
Elementos Necessários
do Extrato de Publicação
|
1.Processo - Número |
2.Convênio – Número e sigla da
Unidade |
|
3.Parecer jurídico - Número |
4.Contratante |
|
5.Contratado (ou Partícipe) |
6.Interveniente (se for o caso) |
|
7.Objeto |
8.Vigência |
|
9.Valor Total |
10.Valor por exercício |
|
11.Classificação dos recursos |
12.Data da assinatura |
7.2.1. – Celebração Governo Federal
Ø Para a celebração de convênios com o Governo Federal, há a necessidade de apresentação de documentação comprobatória de regularidade fiscal da instituição proponente.
Ø Para a USP, as certidões necessárias para a formalização dos projetos podem ser consultadas e retiradas diretamente dos sites dos órgãos federais.
Certidões Necessárias
–Regularidade Fiscal
Ø Através do CADASTRO ÚNICO DE CONVÊNIOS (CAUC), criado pelo Governo Federal como um subsistema do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI) é possível consultar a situação de adimplência do órgão convenente. O CAUC é atualizado diariamente pela Secretaria do Tesouro Nacional o pede ser acessado a partir do site do Tesouro Nacional ( www.tesouro.fazenda.gov.br)
v Na primeira tela, clique em “SIAFI – Sistema de Administração Financeira”
v Na segunda tela clique em “CAUC – Regularidade Fiscal”
v A consulta é feita a partir do CNPJ do órgão.
7.3. – Fases do Convênio : Execução
Ao executar um
convênio, tendo a USP como convenente, dede-se lembrar que:
7.3.1.- Procedimentos a ser Seguidos na Execução de Convênios
Ø É importante que se tenha uma conta bancária específica para cada convênio.
Ø Caso haja contrapartida financeira, o valor deve ser depositado na conta bancária do convênio, obedecendo à proporcionalidade do cronograma de desembolso.
Ø Os recursos financeiros depositados, enquanto não despendidos, devem ser aplicados :
v Caderneta de Poupança: previsão de uso > 1 mês
v Fundo de Curto Prazo : previsão de uso < que 1 mês
Ø Rendimentos da aplicação devem ser utilizados no próprio convênio e não podem ser computados como contrapartida
7.3.2. – Execução de Convênios com Governo Federal – Cuidados Adicionais
Ø No caso dos convênios com o Governo Federal, é OBRIGATÓRIA a abertura de conta específica.
Ø A execução do convênio será feita a partir do SICONV.
Ø O SICONV prevê que toda a movimentação de recursos entre a entidade e seus fornecedores será feita diretamente pelo sistema, através de transferências eletrônicas (TED) ou ordem bancária da conta bancária do concedente para a conta bancária do fornecedor ou prestador de serviço.
v Informações que devem ser registradas no SICONV:
Ø Para a liberação de recursos é necessário extrair espelho do CAUC, que reflete a situação de adimplência do órgão junto ao Governo Federal:
v prestação de contas de convênios (dados SIAFI);
v adimplência com dívidas e tributos(CADIN);
v Adimplência com a Lei de Responsabilidade Fiscal.
7.3.3. – Execução de Convênios com Governo Federal – Despesas Proibidas
Ø A legislação federal veda uma série de despesas com recursos de convênio, tendo o Governo Federal como concedente
Gastos Proibidos com
Recursos Federais
Ø A legislação federal veda a alteração do objeto do convênio
v Entretanto a Portaria Interministerial 127/08, permite a alteração em duas situações:
§ 1. Para a ampliação do objeto executado;
§ 2. Redução ou eliminação de meta, caso não haja prejuízo do objeto contratado.
7.3.4. – Execução de Convênios com Governo Federal – Regras para Ajuste (Remanejamento)do Plano de Trabalho
Ø
Alterações no Plano de Trabalho devem ser submetidas e aprovadas pelo
órgão concedente.
Ø Remanejamentos entre elementos de despesas no Plano de Trabalho devem ser enviados formalmente e por escrito, ao órgão concedente, com antecedência de, no mínimo 30 dias, devidamente justificada.
7.3.5. – Execução de Convênios com Governo Federal – Motivos para Encerramento do Convênio
Ø O convênio pode se encerrar pelas seguintes hipóteses:
Ø Sob qualquer hipótese, é necessária a devolução dos saldos financeiros em até 30 dias, inclusive os provenientes da aplicação financeira de todo o recurso financeiro do convênio, inclusive a aplicação da contrapartida, sob pena de instauração de tomada de conta especial por parte do Tribunal de Contas da União (TCU).
7.3.6. – Execução de Convênios com Governo Federal – Motivos que Geram Inadimplência
Ø Nos convênios com o Governo Federal a não aprovação da prestação de contas de um dado convênio leva a uma situação de inadimplência para toda a Universidade. Cessa o repasse de recursos financeiros para todos os convênios em andamento, bem como inviabiliza a assinatura de novos convênios.
Motivos que geram
Inadimplência
7.3.7. – Execução – Termo Aditivo
Ø Alterações nos termos do convênio e no seu Plano de Trabalho devem ser acordado entre as partes, com a assinatura de um Termo Aditivo.
Ø As razões mais comuns para celebração de Termo Aditivo a um convênio são apresentadas a seguir.
Motivos para Celebração de Termo Aditivo
7.4. – Fases do Convênio: Prestação de Contas - Convênio Governo Federal
Ø A Prestação de Contas retrata a relação entre os recursos recebidos através de convênio e os comprovantes de despesas apresentados, obedecendo ao Plano de Aplicação acordado.
Ø “Quem quer que utiliza dinheiros públicos terá de justificar seu bom e regular emprego na conformidade das leis, regulamentos e normas emanadas das autoridades administrativas competentes” (Decreto-Lei 200/67, Art. 93).
Ø No caso de convênios com o setor privado as regras da prestação de contas são, em geral, definidas no termo de convênio.
Ø Para os convênios tendo o Governo Federal como concedente, as regras de conteúdo e apresentação da prestação de contas são definidas por Instrução Normativa da Secretaria do Tesouro Nacional.
Ø
Os convênios celebrados ATÉ 29/05/2008 devem atender à IN 1/97
Ø Após esta data, a prestação de constas deve atender à nova Portaria Interministerial 127/08, que define, inclusive, um novo conceito, com a prestação de contas sendo feita através do SICONV.
Ø Os roteiros esquematizados a seguir apresentam o conjunto de documentos que devem compor a prestação de contas final, considerando as legislações em vivência.
Documentos
que compõem a Prestação de Contas Final – IN 1/97
Ø Como cada convênio deve possuir conta bancária exclusiva, a apresentação do extrato bancário deve se iniciar com abertura da conta (saldo zero) e terminar com o encerramento da conta, após ter sido efetuado a devolução de eventuais saldos.
Ø A prestação de contas final deverá ser entregue no prazo máximo de 60 dias após o término de vigência.
Documentos
que compõem a Prestação de Contas Final – IN 1/97
Ø Os saldos financeiros, isto é, recursos financeiros do concedente e da contrapartida não executados no convênio, deverão ser devolvidos, corrigidos da data do repasse até a data da devolução.
Ø O concedente deverá registra no SICONV o recebimento da prestação de contas .
Ø O órgão concedente terá o prazo de 90 dias para analisar a prestação de contas
Ø Se a prestação de contas não for aceita integralmente, os recursos das despesas glosadas deverão ser devolvidos com correção monetária, acrescida da taxa SELIC.
Ø O convênio se encerra com a análise e aprovação da Prestação de Contas Final
7.4.1. – Prestação de Contas Convênio Governo Federal:Tomada de Conta Especial (TCE)
Nos casos em que a prestação de contas não tenha sido enviada ou não aprovada pelo órgão concedente, é aberto um processo de Tomada de Contas Especial. Esse procedimento ocorre depois de esgotadas todas as providências administrativas, por parte do órgão concedente.
“Tomada de contas especial é um processo devidamente formalizado, com rito próprio, para apurar responsabilidade por ocorrência de dano à administração pública federal e obtenção do respectivo ressarcimento”.(Art. 3º Instrução Normativa/TCU nº 56, de 5.12.2007)O objetivo é apurar responsabilidades pelo dano aos cofres públicos, identificando o responsável e quantificando o valor do débito.
A TCE envolve a apuração pelo concedente, levantamento de dados e depoimentos junto ao convenente e parecer do órgão de controle do órgão concedente.
A seguir é encaminhado ao Tribunal de Contas da União (TCU) para o julgamento das contas do convênio.
Ø Elaborado com base no:
o Manual de Convênios
o Resolução 4715/99 e demais legislações da USP aplicáveis
o Legislação Federal
o Caderno de Instruções do Curso de Gestão de Convênios de Fernando Alberto Freire