Abertura de  2ª via de processos ou protocolados


Objetivo

Estabelecer procedimentos para abertura de 2ª via de processo e protocolados.

 

Âmbito de aplicação

Todas as Unidades e Órgãos da USP.

 

Considerações gerais

1- Vias de um processo constitui-se em um exemplar que dele se obtenha, com características exatamente iguais, constituindo-se, portanto em réplica das folhas, um do outro.

2- Executa-se abertura de 2ª via somente quando o documento original estiver realmente extraviado.

3- A 2ª via será montada totalmente ou parcialmente, através de cópias que eventualmente se disponha dos documentos que compunham o processo extraviado.

4- A 2ª via criada em função do extravio só poderá tramitar e receber despachos enquanto a via original permanecer extraviada. Uma vez localizada, a 2ª via deverá ser extinta, efetuando-se a juntada dos documentos que não constam do processo original.

5- Somente o Protocolo Central ou Protocolo da Unidade de procedência do processo poderá efetuar abertura de 2ª via para trâmite, despacho, e juntada de documentos, após esgotadas as providências de localização da via extraviada, e em função da urgência em dar andamento ao assunto objeto.

 

Procedimentos

1- Reunir as cópias dos documentos que compunham o processo extraviado para abertura da 2ª via.

2- Utilizar o mesmo número para registro nos papéis.

3- Acessar o Sistema de Protocolo Proteos++ , registrar a entrada do nº do processo extraviado, e através da transação "Alteração" do Sistema acrescentar no campo "Doc. Base.", logo após, o número do ofício - 2ª via, concluir a transação.

4- Gerar e imprimir folha de identificação.

5- Montar, capear, numerar e rubricar as folhas.

6- Registrar, no processo e no Sistema, um despacho sobre a abertura de 2ª via:

Providenciamos abertura de 2ª via do processo nº ...................., tendo em vista que o original encontra-se extraviado desde ...............(data do extravio)..............., junto ao Setor................(nome do Setor onde ocorreu o extravio) ...........................Alteramos a identificação do processo acrescentando o dado 2ª via no campo "Doc. Base".

Órgão, data, assinatura/carimbo

7- Uma vez localizada a 1ª via, a 2ª via deverá ser extinta, efetuando-se a juntada somente dos documentos que não constam do processo original.

8- Acessar o Sistema de Protocolo Proteos++, dar entrada no processo e através da transação "Alteração" do Sistema apagar do campo "Doc Base" o dado "2ª via", concluir a transação.

9- Gerar e imprimir folha de identificação.

10- Juntar ao processo original os documentos da 2ª via que não constam da via original, eliminando as cópias, e tomando a devida cautela para que haja coerência na ordenação dos documentos e no assunto tratado no mesmo.

11- Se necessário, dar sequência à numeração das folhas, cancelando com um traço a numeração anterior.

12- Registrar, no processo e no Sistema, um despacho sobre a localização do processo original, juntada de documento, bem como de alteração dos dados de identificação.

"Tendo em vista a localização da via original do processo nº ..................., providenciamos juntada da 2ª via, constituindo folhas.................(mencionar o nº das folhas).................Alteramos a folha de identificação do processo eliminando o dado '2a. via' do compo 'Documento Base'."

Órgão, data, assinatura/carimbo

13- Trocar a folha de identificação do processo.

14- Liberar para trâmite.

15- Os mesmos procedimentos são válidos para protocolados.

 



Última atualização: 22/03/99 - 14:00