Abertura de Processo


Objetivo

Definir procedimentos para a abertura de processos.

 

Âmbito de aplicação

Todos os Órgãos e Unidades da USP.

 

Considerações gerais

1. Somente devem ser autuados e protocolados no Sistema de Protocolo Proteos++ na condição de processo os documentos ou conjunto de documentos que:

  1. Envolvam uma sequência de decisões e/ou providências administrativas/jurídicas.

  2. Precisem ser rigorosamente documentados e facilmente acessíveis para comprovação futura.

  3. Necessitem tramitar fora da Unidade de origem.

 

Procedimentos

1- Recebimento de documentos no guichê:

Cliente externo à USP:

  1. Verificar se o papel diz respeito a Universidade.

  2. Verificar se preenche as exigências formais.

  3. Fornecer cartão-protocolo por solicitação do interessado, ou cópia do documento devidamente carimbada.

Cliente interno da USP:

  1. Deverá constar do documento a providência a ser tomada, a abertura de processo ou juntada de documento a processo será solicitada através de despacho em espaço existente na frente ou verso da última folha dos documentos ou através de memorando.

  2. A solicitação de abertura ou juntada formalizada através de despacho ou memorando deverá conter:

- Encaminhamento a ser dado ao documento após a respectiva providência.

- Nome do setor solicitante, data e assinatura.

 

2- Providências preliminares à abertura do processo :

a. No verso do documento registrar:

- Data e hora de recebimento (carimbo de protocolo ou relógio datador)

- Assinatura do funcionário.

b. Ler com atenção o que está sendo solicitado analisando o conteúdo do documento para identificar o assunto e o interessado.

c. Consultar o Sistema Proteos++, através da transação "busca" para verificar a existência de processo aberto sobre o assunto.

d. Constatada a existência de processo aberto sobre o mesmo assunto, o documento não constituirá novo processo, devendo ser juntado ao já existente.

Ex.: Contrato, Contagem de Tempo, Afastamento, etc.

e. Existindo processo aberto sobre o mesmo assunto, mas tratando-se de novo evento ou situação sujeita a decisões e providências independentes do processo já aberto, deverá ser providenciada nova abertura.

Ex.: Processos da área de finanças e materiais, novos convênios, área jurídica ,etc.

f. Não existindo antecedentes sobre o assunto, ou definida a conveniência de abertura de novo processo o documento será registrado no Sistema Proteos através da transação "Abrir Processo".

 

3- Protocolo e Autuação de Processo:

1- Providenciar o Protocolo do processo como segue:

a. Registro no Sistema

Através da tela apropriada, informar os dados pertinentes:

Documento base: número do ofício, memorando requerimento de forma padronizada (Of. Circular 26/81):

Unidade Menor/Nº do doc. Ano/Unidade Maior

Ex.: SP/35 99/ FD

Seção de Pessoal - Of. nº 3599 /Faculdade de Direito

Interessado - Nome da pessoa física, pessoa jurídica, Órgão ou Unidade da USP diretamente afetada pelas soluções inerentes ao processo, sem abreviações.

Assunto - Sumarização do documento ou ofício inicial de forma padronizada com o objetivo de uniformizar o procedimento de abertura de processos.

Selecione o assunto da lista

O assunto selecionado já está classificado e codificado de acordo com o Plano de Classificação do SAUSP.

Detalhamento do Assunto- Informações complementares ao Assunto padrão.

Setor de Destino:- Saída para o setor correspondente.

b. Após o registro dos dados o número do processo é gerado automaticamente pelo Sistema.

c. Solicitar a impressão da folha de identificação do processo .

2-Autuação do processo:

a. Para a montagem física do processo é necessário:

- Capa com janela, folha de identificação, colchetes.

- Colocar os documentos em ordem cronológica.

b. Entranhar os documentos na capa na seguinte ordem:

1º) Folha de identificação centralizada para facilitar a visualização dos dados do processo.

2º) Os documentos ou conjunto de documentos recebidos para a abertura.

3º) Fixar os colchetes.

c. Autenticar todas as folhas colocando no canto superior direito:

Nº sequencial de folhas, a partir de fls. 2.

Rubricar abaixo do nº de cada folha.

A capa com janela e a folha com os dados de identificação constituem folha nº 1 do processo.

d. Anotar o número do processo no verso do 1º documento (fls 2) e o total de fls. que o compõem.

e. Na última folha formalizar a autuação do processo e registrar o encaminhamento necessário, com os seguintes dizeres:

"Providenciada a autuação".

A(o).................(nome do órgão de destino)........

(Órgão, data, assinatura)

f. No verso da capa colocar, a lápis, o setor de destino (para onde deve ser encaminhado o processo).

g. Encaminhar o processo ao setor de destino.

 



Última atualização: 07/04/99 - 12:00