Abertura de Protocolado


Objetivo

Definir procedimentos para a abertura de protocolados.

 

Âmbito de aplicação

Todos os Órgãos e Unidades da USP

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Considerações gerais

1. Autuar somente quando o processo referente ao assunto não estiver disponível para tramitação.

2. Os protocolados somente tramitarão independentes do processo principal se houver despacho com esta determinação.

3. Após o encerramento o protocolado deve ser entranhado ao processo de referência.

4. Não é permitido o arquivamento de protocolados.

 

Procedimentos

Constatada a necessidade de abertura de protocolado o Setor de Protocolo deve proceder como segue.

1-Recepção dos documentos para abertura de protocolado.

a) Verificar a pertinência (se diz respeito a Universidade).

b) Verificar se preenche as exigências formais.

c) Verificar se consta despacho solicitando a abertura de protocolado, e qual a razão do processo não estar disponível para tramitação.

d) Determinar, através da transação "busca" do Sistema Proteos, o número do processo referente ao assunto do documento.

e) Registrar o protocolado através da transação do Sistema Proteos "Abertura de Protocolado".

2- Registro no Sistema

a) Necessita dos seguintes elementos:

- Documento base - número do ofício ou requerimento de forma padronizada. O registro do número do documento na forma padronizada facilita a recuperação da informação

A padronização do número do documento deve ser a instituída no Ofício Circular 26/81 da CODAGE, assim especificada:

 

UU NN AA UU
Unidade menor emitente do documento Nº do documento ou ofício Ano de emissão do documento ou ofício Unidade maior do órgão emissor do documento ou ofício

Ex.: DACA/250 99/DA

DACA = Unidade menor

250 = Nº do ofício

99 = Ano do documento

DA = Unidade do órgão emissor do documento.

 

- Interessado - pessoa física, pessoa jurídica, Órgão ou Unidade da USP, sem abreviações.

- Assunto - de forma sintética e objetiva, obedecendo o padrão estabelecido.

Consultar a tabela de assuntos para protocolados selecionando o assunto correspondente.

- Detalhamento do assunto - informações complementares do assunto padrão.

- Processo - informar o nº do processo ao qual o protocolado se referencia.

- Setor de destino - saída para o setor competente ou indicado.

b) Após o registro dos dados o número do protocolado é gerado automaticamente pelo Sistema.

c) Solicitar a impressão da folha de identificação do protocolado.

 

3- Autuação do protocolado:

a) Para a montagem física do protocolado providenciar:

- Capa com janela, folha de identificação, colchetes.

- Colocar os documentos em ordem cronológica.

b) Entranhar os documentos na capa na seguinte ordem:

1º) Folha de identificação centralizada para facilitar a visualização dos dados do processo.

2º) Os documentos ou conjunto de documentos.

3º) Fixar os colchetes.

c) Autenticar todas as folhas colocando no canto superior direito:

O número sequencial de folhas, a partir de fls. 2.

Rubrica abaixo do nº de cada folha.

Nota.: A capa com janela e a folha de identificação constituem folha 1 do protocolado.

d) Anotar o nº do protocolado,em vermelho, no primeiro documento.

e) No verso do documento registrar data de recebimento, número de folhas e assinatura do funcionário.

f) Na última folha formalizar a autuação do protocolado e o encaminhamento com o seguinte despacho:

"Providenciada a autuação do protocolado, tendo em vista que o processo nº..............não está disponível para tramitação".

A(o) .................(nome do Órgão de destino).

(Órgão, data, assinatura)

g) No verso da capa colocar, a lápis, o setor de destino.

h) Encaminhar o protocolado ao setor de destino.

 



Última atualização: 07/04/99 - 12:00