Arquivamento de Processos


Objetivo

Estabelecer procedimentos para o arquivamento de processos.

Âmbito de aplicação

Todos os Órgãos e Unidades da USP.

Considerações Gerais

1 - Nenhum processo será arquivado sem o despacho de autoridade competente.

2 - São autorizados a determinar o arquivamento de processos:

- Reitor

- Chefe de Gabinete

- Vice-Reitor

- Pró-Reitor

- Coordenador Geral

- Secretário Geral

- Procurador Chefe

- Diretor de Unidade

- Prefeito

- Assistente Técnico

- Diretor de Departamento

- Diretor de Divisão

- Supervisor Administrativo

- Chefe de Seção

3 - No processo a ser arquivado, deverá constar, obrigatóriamente, a expressão "ARQUIVE-SE".

4 - Serão responsáveis pelos danos causados à Universidade as autoridades que determinarem o arquivamento de processos ainda pendentes de soliução.

5 - Cabe ao Setor de Arquivo verificar a regularidade de processos antes de proceder ao arquivamento observando:

- a existência de despacho final;

- a regular numeração de todas as folhas;

- a inutilização de todos os espaços em branco;

- possíveis divergências nos autos com as normas estabelecidas no Manual de Rotinas.

6 - À diretoria da Área de Comunicações Administrativas da Reitoria ou à Assistência Técnica para Assusntos Administrativos das Unidades da USP caberá o encaminhamentoda solução das irregularidades observadas nos processos destinados a arquivamento.

7- Nenhum processo poderá ser arquivado com documento na contracapa.

8 - Processos apensados não podem ser arquivados.

9 - Depois do arquivamento o processo somente poderá sair do Setor de Arquivo nos seguintes casos:

- para consultas, mediante solicitação;

- para juntada de documentos a ele referente.

Procedimentos

1- Recepção

Receber todos os processos destinados ao Arquivo pelos diversos setores da USP.

2 - Preparação

Conferir os processos recebidos antes do arquivamento observando:

- a existência do respectivo despacho "ARQUIVE-SE", pela autoridade competente;

- numeração regular de todas as folhas;

- falta de folhas (localizar termo de desentranhamento);

- inutilizar espaços em branco;

- colocar no processo, caso esteja correto, o carimbo de "confere a numeração de folhas".

NOTA: Processos com irregularidades, devolver à Diretoria da Área ou à Assistência Administrativa para encaminhamento e solução.

3 - Arquivamento

Separar os processos entre:

- os que estão tendo sua primeira entrada no Arquivo;

- os que estão retornando.

- acessar o Sistema Proteos ++, registrar "entrada" nos processos.

- acessar a transação "arquivamento", digitar o número dos processos e atribuir um nº. de caixa para o processo novo.

- os processos que já tem arquivamento anterior, dar "entrada" no Sistema Proteos ++ e através da transação específica registrar o novo arquivamento, informando o nº. de caixa correspondente.

- se após o retorno do processo, não houver mais espaço na caixa correspondente, registrar outro arquivamento no sistema com um novo número de caixa dentro do mesmo ano.

4 - Acondicionamento

Os  processos são acondicionados em caixas (madeira, papelão ou polionda), numeradas e dispostas por ordem de ano de abertura, ou seja, todo ano a numeração começa no 01 e vai até o infinito.

5 - Arquivamento de processos de pagamento - Boletim de Caixa

- procedimento exclusivo do Arquivo Central da Reitoria.

- conferir a existência na última folha do comprovante do respectivo pagamento.

- separar para serem arquivados, pela ordem de ano e data de pagamento.

- acessar o Sistema Proteos ++  registrar "entrada" nos processos, através da transação "Arquivamento Contábil" digitar o número do processo, número da caixa de arquivo, no campo "DTBC" informar a data do pagamento. (formato DD/MM/AA).

6- Acondicionamento de processos de pagamento - Boletim de Caixa

- os processos são acondicionados em caixas de madeira, dispostas em ordem de ano, data de pagamento (BC) e nº. de caixa.

 

 



Última atualização: 22/03/99 - 14:00