Desdobramento de Documentos


Objetivo

Definir procedimentos que orientem os Setores de Protocolo da USP no desdobramento de documentos para instrução de processos.

 

Âmbito de aplicação

Todos os Órgãos e Unidades da USP.

 

Considerações Gerais

1- É necessário efetuar um desdobramento quando um documento se refere a mais de um interessado para a mesma vantagem ou providência solicitada no ofício/requerimento.

2- O desdobramento de documentos só poderá ser efetuado pelos Setores de Protocolo das Unidades.

3- O original do documento será sempre juntado ao processo do 1º interessado e mencionado no ofício.

4- Para os demais será providenciado cópia e anexado ao processo de cada interessado de acordo com o assunto solicitado.

5- Registrar no documento original e nas cópias os respectivos termos de desdobramento.

6- Quando o desdobramento envolver um conjunto grande de documentos, referente a muitos interessados solicitando a mesma providência é necessário ter bom senso para efetuar o desdobramento, devem ser selecionados para cópia somente os documentos pertencentes a cada interessado, de forma a evitar a inclusão de folhas desnecessárias no processo.

7- A solicitação do processo para entranhamento:

Documento coletivo cujas providências já foram atendidas.

a) Quando o processo se encontrar no Arquivo da RUSP, deverá ser solicitado para entranhamento do documento decorrente do desdobramento, podendo então ser arquivado na própria Unidade.

b) No caso do processo estar em andamento, deve-se aguardar o seu retorno ao Arquivo - RUSP ou à Unidade para arquivamento.

Documento coletivo dependente de providência, proceder conforme Abertura de Protocolado.

 

Procedimentos

1- Fazer "Busca" no Sistema Proteos ++ para localizar o processo de cada interessado.

2- Tirar cópia do ofício e seus anexos para cada interessado (anexos, quer dizer, somente os documentos pertencentes a cada interessado).

Exemplo:

Um conjunto de documentos composto de:

  1. Ofício coletivo solicitando providências;

  2. Em anexo ao Ofício documentos individuais para cada interessado;

  3. Após, Informação coletiva do Setor responsável pela providência.

Neste exemplo deve ser tirado cópia do Ofício e da Informação para cada interessado, anexar o documento individual. O conjunto de documentos desdobrados para instrução de processos deve obedecer ordem cronológica.

3- Grifar o nome do interessado na cópia do Ofício que será juntado ao respectivo processo.

(Exemplo: Termos de alteração contratual decorrente de enquadramento - Processo de Contrato).

4- O Ofício original + anexos deverão ser juntados ao processo do interessado que encabeça a relação.

5- Deverá constar no verso do Ofício original um despacho conforme modelo abaixo, informando os processos que foram instruídos:

"Tiramos cópia do presente documento para fins de instrução dos seguintes processos:

(nº do processo) - (Interessado)

(nº do processo) - (Interessado)"

Órgão, data, assinatura/carimbo

6- Quando o número de interessados mencionados no ofício for superior a 10(dez), informar somente os números dos processos instruídos.

7- O documento original, quando na forma de protocolado, deverá ser juntado ao processo fisicamente e também via Proteos++ através da transação "ANEXAÇÃO".

8- Deverá constar, no verso de cada cópia do ofício, um despacho conforme modelo abaixo:

"O original do presente ofício foi entranhado ao processo nº .............".

Órgão, data, assinatura/carimbo.

9- A juntada será registrada via Sistema Proteos ++, através da transação "JUNTADA DOC", com resumo do assunto tratado .

Exemplo: Of/Doc a ser juntado: SPOC/20096/DRH - cópia

Documento onde juntar: 90.1.47448.1.8

Despacho: Alteração Contratual

10- Verificar as datas dos documentos a serem juntados no processo, que deverão seguir ORDEM CRONOLÓGICA, POR ASSUNTO.

11- Caso a documentação que está sendo desdobrada for antiga, deve ser entranhada ao processo na ordem cronológica, tomando o devido cuidado para que a juntada dos documentos não trunque nenhum assunto já providenciado e encerrado.

Analisado o processo e identificada a posição correta do entranhamento das folhas, estas devem ser anexadas, numeradas e rubricadas.

As folhas posteriores que já constavam do processo, antes do entranhamento, devem ser renumeradas e rubricadas na sequência.

Tornar sem efeito a numeração anterior, com um traço transversal em cima do número cancelado.

12- Registrar, no verso da folha imediatamente anterior à juntada dos documentos desdobrados, o respectivo termo de entranhamento:

"Entranhamos aos Autos documentos de folhas.........(nº das folhas juntadas)...................., ofício de número................(nº do ofício na forma padrão).....................- original/cópia.

Órgão, data, assinatura/carimbo."

13- Na última folha do processo efetuar despacho documentando o entranhamento de documentos e a renumeração de folhas:

"Entranhamos aos Autos, em ordem cronológica, documentos de folhas......................(nº de folhas juntadas)...................., tendo em vista desdobramento de documentos com data de ....................(colocar data do documento desdobrado)........................, bem como providenciamos a renumeração das folhas seguintes.

Órgão, data, assinatura/carimbo"

14- Quando a juntada é feita no final do processo, as folhas devem ser numeradas e rubricadas em sequência a última folha existente nos Autos.

15- Registrar, no verso da folha imediatamente anterior à juntada dos papéis, o respectivo despacho:

"Segue juntada de folhas de nº................a...................., ofício número.................

Órgão, data, assinatura/carimbo".

 



Última atualização: 22/03/99 - 14:00