Desentranhamento de documentos constantes de processos e protocolados


Objetivo

Estabelecer procedimentos para a retirada de documentos de um processo ou protocolado.

 

Âmbito de aplicação

Todas as Unidades/Órgãos da USP.

 

Considerações Gerais

1. A retirada de um determinado documento ou qualquer folha juntada a um processo ou protocolado constitui ato de desentranhamento..

2. O desentranhamento será executado apenas pelo Setor de Protocolo da Unidade ou pelo Protocolo Central da RUSP, nas seguintes situações:

- Necessidade de utilizar o original de um documento junto a terceiros (pessoas físicas, empresas, órgãos públicos).

- Conveniência em utilizar o original de um documento em outro processo ou expediente já existente.

- Necessidade de abertura de um novo processo.

- Eliminação de folhas ou cópias de documentos, juntados em duplicidade.

- Retirada de documentos juntados indevidamente.

3. Os documentos indispensáveis ao processo não poderão ser desentranhados, devendo a parte interessada requerer a emissão de Certidão extraída do teor de tais documentos.

4, O desentranhamento de documentos deverá ser formalmente solicitado pelo Órgão ou pessoa interessada, através de requerimento, devendo constar:

- Os números das folhas, a serem desentranhadas, caso não disponha dos números, deverá ser mencionado o tipo do documento.

- A razão do desentranhamento

- Providências a serem adotadas em relação aos documentos desentranhados: data, identificação do solicitante, seguidas de assinatura.

5. Quando se trata de Órgão da USP e estando o processo em seu poder, o requerimento poderá ser formalizado através de despacho na última folha, dirigido ao Setor de Protocolo da Unidade ou Protocolo Central da RUSP.

6. Para ser atendido o requerimento de desentranhamento deverá ser submetido à apreciação e aprovação do Órgão da USP responsável pelo Assunto do Processo em questão.

7. Documentos juntados indevidamente ou desnecessariamente em duplicidade (cópias de documentos já existentes), o Protocolo de Unidade poderá efetuar o Desentranhamento independente de requerimento, ou despacho, efetuando os devidos registros.

 

Procedimentos

Ao caracterizar-se a situação de desentranhamento de fls. do processo, o Setor de Protocolo deverá proceder da seguinte maneira:

1. Certificar-se de que foram atendidas as formalizações necessárias, relacionadas ao requerimento e sua aprovação pelo Órgão competente.

2. Retirar do processo as folhas a serem desentranhadas.

3. Tratando-se de originais de documentos que serão entregues a terceiros, ou de documentos/folhas julgadas importantes para o processo, tirar cópia e providenciar a substituição.

4. Verificar no requerimento que encaminhamento deve ser dado às folhas desentranhadas.

5. Na última folha do processo, efetuar despacho documentando o desentranhamento, onde conste:

Folhas desentranhadas;

Razão de desentranhamento (atendimento a requerimento, folha em duplicidade, etc);

Encaminhamento dado às folhas desentranhadas;

Órgão, data, assinatura e carimbo.

6. Se a última folha do processo for uma das desentranhadas, substituí-la por uma cópia, na qual será efetuado o despacho.

7. Modelos de despacho de Desentranhamento:

- Desentranhamento de documentos para entrega a terceiros

Desentranhamos documentos de folhas................(nº das folhas desentranhadas)........., conforme instrução à folha.........(nº da folha onde está a instrução ou solicitação aprovada). Os documentos desentranhados foram entregues ao/a .........(nome do destinatário)............, para fim de ............(razão do desentranhamento)............

(Órgão, data, assinatura/carimbo)

- Desentranhamento para juntada em outro processo

Desentranhamos documentos de folhas............(nº das folhas desentranhadas)............, conforme solicitação à folha...........(nº da folha onde está o despacho solicitado)..............., para fim de juntada ao processo.........(nº do processo que receberá a juntada)....................

(Órgão, data, assinatura/carimbo).

- Desentranhamento com abertura de novo processo

Desentranhamos documentos de folhas.............(nº das folhas desentranhadas).........., conforme solicitação à folha..............(nº da folha onde está o despacho solicitando)........., para fins de abertura do processo............(nº do novo processo).........

(Órgão, data, assinatura/carimbo).

- Desentranhamento de documentos que não se referem ao Assunto do processo

Desentranhamos documentos de folhas.............(nº das folhas desentranhadas)............, conforme solicitação à folha..........(nº da folha onde está o despacho solicitando, se houver).........., por não se referirem ao Assunto do presente, tendo sido juntadas indevidamente.

As folhas desentranhadas foram..........(descrever o que será feito com as folhas)...........

(Órgão, data, assinatura/carimbo)

- Desentranhamento de documentos em duplicidade

Desentranhamos documentos de folhas................(nº das folhas desentranhadas)........., conforme solicitado à folha...........(nº da folha onde está o despacho solicitando, se houver)............, por constituirem duplicidade das folhas ....................(nº das folhas que permanecerão no processo)........

(Órgão, data, assinatura/carimbo)

8 - Quando for mantida cópia no lugar das folhas desentranhadas mencionar esse fato, acrescentando uma frase logo em seguida ao despacho de desentranhamento:

As folhas de nº ...............foram substituídas por cópias.

(Órgão, data, assinatura/carimbo)

9 - Na folha anterior às que foram desentranhadas efetuar a anotação indicando onde encontra-se o despacho de registro de Desentranhamento (para quem estiver consultando saiba o porquê do repentino salto de numeração):

Termo de Desentranhamento à folha ............(nº da última folha, onde foi feito o despacho de desentranhamento)

(Órgão, data, assinatura/carimbo)

10 - Providências em relação às folhas desentranhadas:

a) - Documentos desentranhados para remessa ao Órgão solicitante:

Os presentes documentos foram desentranhados do processo............(nº do processo de onde foram desentranhados)................atendendo solicitação de folhas.............(nº da folha).

À (ao).........................(Órgão de endereçamento)

(Órgão, data, assinatura/carimbo)

 

b) - Documentos desentranhados para abertura de novo processo:

Providenciamos abertura do presente, com documentos desentranhados do processo nº ...................., atendendo solicitação de folhas nº...............

(Órgão, data, assinatura/carimbo)

c) - Cancelar com um traço a numeração de cada uma das folhas.

 

11. Acessar o Sistema de Protocolo Automatizado Proteos++ dar entrada no processo, registrar o termo de desentranhamento, através da transação Despacho, dar saída para o setor de destino.

12 - Concluídas as providências, liberar para trâmite o processo.

 



Última atualização: 22/03/99 - 14:00