Conceitos Básicos de Prototocolo e Arquivo


ABERTURA DE PROCESSO Ato de registrar um processo no Sistema de Protocolo PROTEOS.
ABERTURA DE PROTOCOLADO Ato de registrar um protocolado no Sistema de Protocolo PROTEOS.
ACESSO Possibilidade de consulta a documentos.
ACONDICIONAMENTO Processo de embalagem destinado a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio.
ANEXAR Ver juntada de documento.
APENSAMENTO O apensamento é o ato de anexar um processo a outro, quando este deve servir de elemento elucidativo ou subsidiário para instrução daquele, continuando ambos com existência própria e independente. É, portanto, uma união de processos em caráter temporário.
ARMAZENAMENTO Operação que consiste em guardar documentos nos seus devidos lugares, em área que lhes são próprias.
ARQUIVAMENTO 1. Conjunto das operações de acondicionamento e armazenamento de documentos.

2. Ação pela qual a autoridade administrativa determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação.

ARQUIVO 1. Conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por processo de acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, e conservados em decorrência de seu valor.

2. Entidade administrativa responsável pela custódia, pelo processamento técnico e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição.

3. Edifício ou uma das partes em que são guardados os documentos.

4. Peça de mobiliário destinada à guarda de documentos.

ASSUNTO Tema representado num documento por um conceito ou combinação de conceitos.
AUTOS Conjunto de documentos que constituem um processo.
AUTUAÇÃO EM PROCESSOS Ato de reunir numa só pasta um conjunto de documentos sempre que o conteúdo e a importância do assunto exigirem tramitação pelas várias Unidades ou Órgãos da USP, visando encaminhamento, manifestação ou decisão administrativa.
BUSCA 1. Denomina-se busca a procura de processos já existentes que tem relação com papéis que são recebidos.

2. Sistema de Protocolo PROTEOS ++ busca através de palavras chaves ou descritores. Informa a localização lógica dos processos que foram abertos na USP, bem como disponibiliza as informações que compõe a capa do processo.

CONSULTA Busca direta ou indireta de informações.
DESANEXAR Ver desentranhamento de documento.
DESAPENSAMENTO O desapensamento é o procedimento inverso ao apensamento. Consiste em desanexar um ou vários processos.
DESCRITOR Palavra, expressão ou símbolo que representa o conteúdo de um documento para fins de recuperação da informação.
DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS Procedimento inverso ao da juntada de documento ou entranhamento. Consiste em desanexar um ou mais documentos de um processo.
DESPACHO Registro por escrito de uma decisão ou providência relacionada ao assunto do Protocolado ou Expediente.
DETALHAMENTO DE ASSUNTO Informações complementares ao assunto padrão tais como datas de vencimento, valores, números de notas fiscais, descrição de mobiliário, equipamentos, itens de despesa, etc.
DOCUMENTAÇÃO 1. Conjunto de documentos.

2. Disciplina que trata da organização e do processamento de documentos ou dados, incluindo identificação, análise, armazenamento, recuperação e disseminação da informação.

DOCUMENTO 1. Unidade constituída pela informação e seu suporte (meio onde a informação reside: papel, disquete, etc.).

2. Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém.

DOCUMENTO BASE Documento inicial que servirá como referência formal para abertura de um processo ou protocolado.

A identificação do documento base deverá ser registrada de forma especificada no Of. Circ. DC-13/26/81/DC/6/11/81 :

setor emitentente  do doc. / num. do documento ANO / Setor superior do emitente / data

DFCP/200 98/DF/220898

DFCP = setor emitente;
200 = número do ofício;
98 = ano do ofício;
DF = setor superior do setor emitente;
220898 = data

Para documentos com emitente externo utilize as iniciais do emitente.
Para documentos sem número represente apenas o ano:

Ex: Requerimento de Eduardo da Silva com data de 31/05/98

98/REQ/ES

 

ENTRANHAMENTO Ver juntada de documento.
GESTÃO DE DOCUMENTOS Conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
INTERESSADO Pessoa, empresa, órgão da USP, órgão do governo ou outra entidade diretamente afetada pelas decisões tomadas em relação ao assunto do Processo ou Protocolado.
JUNTADA DE DOCUMENTO Ato de anexar formalmente um documento ou folha contendo informações ou despachos a um protocolado ou processo. Os documentos são inseridos no processo obedecendo à ordem cronológica de sua apresentação.
JUNTADA DE PROCESSOS A juntada de processos consiste na incorporação definitiva de um processo ao outro, quando tratarem do mesmo assunto e tiverem as mesmas partes interessadas. O processo de origem mais recente será incorporado ao anterior, prevalecendo o nº mais antigo.
LAVRAR TERMO Declarar por escrito um ato ou fato associado ao protocolado ou processo.
PALAVRA-CHAVE Palavra ou grupo de palavras retiradas do texto de um documento, para indicar seu conteúdo e facilitar sua recuperação.
PROCESSO 1. Termo geralmente usado na administração pública para designar o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.

2. O número de protocolo que registra o primeiro documento com o qual o processo é aberto, repetido externamente na capa, é o elemento de controle e arquivamento do processo.

PROTOCOLADO 1. Documento ou conjunto de documentos que envolvam providências ou soluções.

2. É registrado no Sistema de Protocolo Automa PROTEOS. Constitui uma autuação provisória, somente deve ser feita quando o processo sobre o assunto não estiver disponível. Tomadas todas as decisões e providências pertinentes ao assunto deve ser juntado ao processo referente.

PROTOCOLAR Registrar no Sistema de Protocolo PROTEOS, atribuindo-se um código de identificação.
PROTOCOLO 1. Denominação geralmente atribuída a setores encarregados de recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso.

2. Comprovante da recepção de documentos caracterizados por um número que também é registrado no respectivo documento.

3. Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.

SISTEMA DE PROTOCOLO DA USP Sistema que tem por objetivo armazenar e fornecer informações que identifiquem a existência e a localização de documentos que envolvam o registro de atos e fatos de natureza administrativa/jurídica de interesse da USP.
TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS 1. Denominam-se pontos de tramitação todas as Unidades por onde um processo eventualmente passa depois que sai do Protocolo.

2. Sequência de diligências e ações prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa, até seu julgamento ou solução.