Juntada de documentos em processos e protocolados


Objetivo

Estabelecer procedimentos para juntada de documentos em processos e protocolados.

 

Âmbito de aplicação

Todas as Unidades/Órgãos da USP.

 

Considerações Gerais

1. A juntada de documentos constitui-se no ato de incluir formalmente em um processo ou protocolado originais/cópias de documentos, ou folhas contendo instruções, registro de decisões e informações; relevantes para o assunto de que trata o processo ou protocolado.

2. A juntada deverá ser efetuada em ordem cronológica de apresentação de documentos, ou seja, na sequência em que os documentos, informações e decisões se apresentarem como relevantes para o Assunto em questão.

3. A juntada deverá ser efetuada pelo Setor de Protocolo ou pelos próprios Órgãos envolvidos nas decisões ou providências atinentes.

4. A juntada de documentos deverá ser efetuada após a verificação, no Sistema Proteos ++, via transação "busca", da existência de processo ou protocolado relacionado com o assunto do papel recebido.

5. Localizar o processo e requisitá-lo quando estiver disponível no Arquivo. Caso o processo esteja em tramitação, abrir protocolado e encaminhá-lo para juntada ao Órgão que estiver de posse do processo principal.

6. A juntada de documentos em processos ou protocolados contitui uma forma racional de organização da informação.

7. Os documentos e informações de um determinado assunto são organizados num mesmo dossiê, em forma de arquivo, em ordem cronológica do encaminhamento do assunto, podendo ser acessados em sua sequência lógica.

8. Cada pessoa que efetua consulta ou toma decisão, compartilha de todas as informações, opiniões e decisões sobre o mesmo assunto.

9. Ao efetuar a juntada de novos documentos, deve-se ter o cuidado em avaliar sua real relevância para o assunto do processo ou protocolado, de forma a se evitar a inclusão de informações desnecessárias e documentos repetitivos (cópias de documentos já existentes), ou esquece-se de incluir documentos ou informações importantes.

10. A juntada deve ocorrer atendendo a alguns procedimentos mínimos de segurança, de forma que se possa prevenir e detectar a retirada indevida de documentos, ou a alteração de sua sequência.

 

Procedimentos

1- Procedimentos de juntada

a) Ordenar as folhas que se deseja juntar, considerando sempre a ótica de quem efetuará as consultas e a sequência lógica mais adequada para o entendimento das informações contidas.

- Obedecer ordem cronológica.

b) Verificar o número da última folha já juntada ao processo ou protocolado e numerar na sequência as folhas que se deseja juntar.

Exemplo:

Última folha juntada ao processo/protocolado: nº 25

Quantidade de folhas a juntar: 7

Numeração das novas folhas: 26 a 32

- Entende-se por última folha do processo/protocolado aquela de numeração mais alta.

- A numeração deve ser por folha, e não por página. Ou seja, embora ambas as páginas da folha, frente (ou anverso) e verso, devam ser utilizadas para registros e despachos, ter-se-á apenas um número, o da folha

- Todas as folhas juntadas, inclusive anexos, deverão ser numeradas e rubricadas no canto superior direito da página da frente.

- A numeração das folhas a serem juntadas pode ser feita a mão (com caneta), à máquina ou microcomputador.

c) Registrar no verso da folha imediatamente anterior à juntada dos papéis, o respectivo despacho contendo o número das folhas, o número do ofício, a Seção responsável pela execução, data e assinatura do funcionário.

Segue juntada das folhas de nº ........... a ............, ofício nº ...............

(Órgão, data, nome/rubrica).

Nota: Além de identificar o Órgão que efetuou a juntada, o despacho permitirá detectar a eventual falta de uma folha do processo/protocolado.

d) Acessar o Sistema de Protocolo Automatizado Proteos ++, dar entrada no processo/protocolado, registrar a juntada dos documentos, utilizando a transação "juntada doc", de acordo com o manual do usuário.

e) Se o documento estiver automatizado (protocolado) utilizar a rotina anexar, de acordo com o manual do usuário.

f) Dar saída para o setor de destino.

2- Regularização de juntada

a) Qualquer Órgão que ao consultar um processo perceber irregularidades na juntada de suas folhas deverá:

- Verificar no despacho da juntada irregular que Órgão a efetuou.

- Remeter o processo ao Órgão em questão apontando o erro verificado e solicitando que o regularize.

b) Por razões de segurança, apenas o Órgão que efetuou uma juntada irregular terá autoridade para corrigí-la, e, em caráter excepcional, o Protocolo da Unidade e o Protocolo Central da RUSP.

c) Constituem juntada irregular:

Ausência de numeração de fls.

Salto ou repetição de número

Número ilegível

Ausência de rubrica

Ausência de despacho de juntada

Falta da última folha mencionada no Termo de juntada

d) Para correção das irregularidades tipo, ausência de despacho, ausência de numeração e de rubrica nas folhas juntadas, o órgão responsável deverá:

- Numerar e rubricar as folhas, em sequência à última folha existente nos autos.

- Registrar no verso da folha imediatamente anterior à juntada dos papéis o respectivo termo de juntada.

- Na última folha do processo efetuar despacho adicional de regularização:

Regularizada a juntada das folhas ............. a ................, providenciando-se a correção de ..............(mencionar o tipo de correção efetuada).

(Órgão, data, assinatura/carimbo)

e) Para corrigir erros do tipo salto, repetição de número ou número ilegível, o Órgão responsável deverá:

- Avaliar o erro ocorrido, examinando se não houve violação de segurança.

- Se houve violação de segurança o processo deverá ser remetido à RUSP-DACA - Divisão de Comunicações Administrativas, com despacho expondo o motivo e as circunstâncias verificadas, para que se efetuem análises e encaminhamento para apuração dos fatos, instaurando, se necessário, sindicância administrativa.

f) Constatado o erro, o Órgão envolvido (aquele onde os enganos foram cometidos) deverá:

- Cancelar com um "X" a autenticação de todas as folhas que estiverem irregulares;

Não deverá ser utilizado líquido corretivo, por questões de segurança.

Da mesma forma, não poderão ser efetuadas correções apagando-se erros e/ou alterando-se por cima da ocorrência.

Autenticar novamente as fls. (nº das fls. e nome/rubrica).

Na folha anterior as folhas corrigidas, e na última folha do processo efetuar o seguinte despacho:

Regularizada nesta data, a juntada das fls. de nº(s) ..........................(nº das folhas que foram corrigidas), providenciando-se a correção de.........................(mencionar o tipo de correção efetuada).

(Órgão, data, assinatura/carimbo).

g) Ainda que as juntadas posteriores tenham ocorrido em vários outros órgãos, cabe ao órgão que efetuou o primeiro erro de juntada no processo, regularizar todo o seu volume até o final, caso a numeração posterior fique incorreta.

Nota : O Setor de Protocolo deverá verificar se as correções efetuadas não alteraram citações de folhas dadas em despachos anteriores. Caso haja alterações, deverá ser colocado ao lado do despacho, uma pequena informação referente aos novos números de folhas, em função da regularização efetuada.

 

h) Caso a irregularidade refira-se à ausência da última folha juntada, o Órgão responsável deverá:

- Verificar se o erro é no despacho de juntada (onde mencionou-se um intervalo de folhas indevido), esquecimento de inclusão da folha, ou retirada indevida violando a segurança.

- Trantando-se de retirada indevida, remeter o processo à RUSP-DACA para as providências administrativas.

- Tratando-se de esquecimento de inclusão da última folha, localizá-la e proceder a sua inclusão no processo, cuidando em identificar o nº de folha e rubricar.

- Se o erro foi no Termo de Juntada (intervalo indevido dos números) efetuar outro despacho, próximo ao anterior:

No Termo de Juntada do dia.............., onde lê-se "folhas de nº .......... a ................", leia-se " folhas de nº ......" (intervalo correto de numeração).........

(Órgão, data, assinatura/carimbo).

- Efetuar o despacho adicional na última folha do processo":

("Regularizado o termo de juntada que consta na folha...." )



Última atualização: 23/04/99 - 14:00