Regularização da identificação de processos e protocolados


Objetivo

Estabelecer procedimentos para a regularização de dados de identificação constantes nas capas de processos e protocolados.

 

Âmbito de aplicação

Todas as Unidades/Órgãos da USP.

 

Considerações Gerais

1- A regularização de identificação consiste em ato formal através do qual:

a) Altera-se algum dado da identificação do processo ou protocolado, seja porque detecta-se incorreção, seja porque o próprio dado sofreu atualização.

Ex.: Alteração do estado civil, com alteração do nome.

b) Completa-se dados faltantes.

Ex.: nº do R.G., nº funcional, nº de convênio etc.

2- A alteração de dados contidos na capa de um processo, ou na identificação de um protocolado, assim como a regularização de falhas de autuação, só poderão ser efetuadas pelo Protocolo da Unidade onde efetuou-se a sua abertura, ou pelo Protocolo Central.

3- Não é permitida a alteração do número do processo ou protocolado, data e hora de abertura e Setor de abertura.

4- A regularização do Interessado é permitida quando, no decorrer do processo ou protocolado, ocorrerem situações que tornem necessária a atualização, tais como:

- Alteração do nome, em função de casamento, divórcio, etc., quando tratar-se de pessoa física.

- Alteração da razão social, quando pessoa jurídica.

- Alteração de nome de Órgão interessado, quando ocorrer reestruturação interna.

- Juntada de processo a outro, que implique em alteração de assunto da capa e, em decorrência, também o interessado.

Observação: Quando de alteração de nome do interessado, em processos tipo "Pessoal", deverão ser regularizadas as capas de todos os processos existentes para o interessado.

5- Para que se proceda à regularização de identificação do Interessado será necessário:

a) Solicitação formal por parte de órgão competente da Universidade, através de despacho no processo/protocolado ou através de ofício, assegurando que foram atendidos todos os requisitos legais necessários, tais como tipo de documento exigido, publicações no DOE etc.

b) Existência de documento comprobatório de alteração ocorrida, cujos originais ou cópias possam ser juntados ou referenciados no processo/protocolado.

6- A regularização do Interessado também é permitida quando for identificada a ocorrência de erro quando da abertura do processo/protocolado, que possa ser comprovado pelos documentos iniciais.

Nesse caso não é necessária a solicitação formal através de despacho para que proceda a regularização.

7- A regularização do Assunto da capa é permitida na ocorrência de situações, formalmente registradas, em que a descrição existente não mais corresponde ao objetivo do processo/protocolado:

a) Juntada de um processo a outro, alterando o assunto do processo que recebeu a juntada.

b) Existência de descrição mal elaborada, ou erros de digitação , na ocasião da abertura do processo/protocolado, dificultando o imediato entendimento do conteúdo, ou dificultando a busca no sistema automatizado.

8- A alteração também é permitida quando o acréscimo de algum dado relevante se faz necessário para facilitar a recuperação da informação no Sistema Automatizado Proteos.

Ex.: nº de convênio, nº funcional.

9- A regularização do nº do documento base também é permitida, quando for cadastrada fora do padrão estabelecido pelo Ofício Circular DC-13/2681/DC.

10- O nº da caixa Arquivo também pode ser alterada, toda vez que o processo sofrer remanejamento de caixa.

11- A regularização de identificação, envolvendo alteração de dados da capa do processo/protocolado deverá ser formalmente registrada no processo/protocolado, através de despacho esclarecedor.

 

Procedimentos

1- Assegurar-se de que a regularização de identificação foi formalmente solicitada por Órgão da USP.

2- Dependendo do tipo de regularização, localizar no processo/protocolado documento comprobatório.

3- Efetuar despacho na última folha do processo/protocolado, expondo a regularização ocorrida:

a) Alteração de Interessado:

Alterado o nome do Interessado, na capa do presente, de.....................(nome anterior)...............para.......................(nome atual)................, conforme (despacho/documento) de fls..............

Órgão, data, assinatura/carimbo.

b) Alteração de Assunto:

Alterado o Assunto, na capa do presente de: "................(descrição anterior).........................." para: ".....................(nova descrição)................, tendo em vista...................(expor os motivos da alteração)....................

Órgão, data, assinatura/carimbo.

4- Acessar o Sistema Proteos++  e dar entrada no processo/protocolado.

5- Através da transação Alteração efetuar a regularização dos dados de identificação, conforme a solicitação contida no processo/protocolado.

6- Acessar a transação "Despacho" e registrar a alteração ocorrida.

7- Imprimir nova folha de identificação através da transação capa

8- Desmontar o processo/protocolado e substituir a folha de identificação.

9- Dar saída no processo e liberá-lo para trâmite normal.

 



Última atualização: 23/04/99 - 14:00