Trâmite de processos e protocolados


Objetivo

Definir procedimentos que orientem as Unidades e Órgãos da USP sobre o trâmite de processos e protocolados.

 

Âmbito de aplicação

Todos os Órgãos e Unidades da USP.

 

Considerações gerais

1. Denominam-se pontos de tramitação todos os Setores por onde o processo ou protocolado passa depois que sai do Protocolo. Por exemplo Seções, Serviços, Divisões, Departamentos, etc.

2. Os encaminhamentos de processos e protocolados de um setor para outro, serão feitos diretamente pelos Setores envolvidos mediante despacho do Órgão remetente na última folha, onde fique explícito o Órgão a que se destina e a providência dele esperada.

3. A tramitação de processos e protocolados, entre Unidades da USP, será feita sempre através dos Setores de Protocolos, com exceção da Reitoria que a tramitação se faz através do Serviço de Expedição.

4. Nenhum processo ou protocolado poderá ter andamento sem que todas as suas folhas estejam devidamente numeradas e rubricadas e os espaços em branco regularmente inutilizados.

5. Não será permitida a tramitação de processos com a capa dilacerada, cabendo a substituição ao Protocolo da Unidade.

6. Não será permitida a tramitação de processos e protocolados "em mãos".

7. Um dos objetivos para que o Sistema de Protocolo foi projetado é o de registrar e informar a tramitação sofrida pelos processos e protocolados.

8. Todo o trâmite de processos e protocolados deverá ser obrigatoriamente registrado no Sistema Proteos.

9. Os próprios Órgãos remetentes e destino, ou os Protocolos das Unidades são os responsáveis pela atualização do Sistema. Registrando os dados do envio e do recebimento, através das transações "entrada" e "saída", para evitar problemas de extravio de processos e protocolados.

10. O uso inadequado do Sistema, com o conseqüente extravio de documentos em trânsito poderá acarretar apuração de responsabilidade administrativa tanto para o Setor remetente como para o Setor de destino.

11. Os Órgãos detentores de processos e protocolados para providências deverão envidar esforços no sentido de minimizar o seu tempo de retenção.

 

Procedimentos

1. Envio:

Ao efetuar o encaminhamento de processos e protocolados o Órgão remetente deverá documentar a remessa mediante despacho na última folha do processo ou protocolado indicando o Órgão de destino e providência esperada.

Acessar o Sistema de Protocolo Proteos++ e através da transação "saída" informar para qual Setor o documento deve ser encaminhado.

2. Recepção:

Acessar o Sistema de Protocolo Proteos++ e através da transação "entrada" registrar a confirmação do recebimento.

O registro da entrada de processos e protocolados no setor deve ser obrigatoriamente realizada no momento da recepção dos documentos.

3. Controle:

SETORES DAS UNIDADES:

Os Setores envolvidos com tramitação de documentos, utilizando-se do Sistema de Protocolo poderão emitir relatórios de controle para um melhor desempenho das suas atividades .

O Proteos++ permite extração dos seguintes relatórios:

Documentos extraviados enviados por um Setor ou Unidade.

Documentos retidos em um Setor.

Documentos com entrada em um Setor em um dado período.

Documentos com saída de um Setor em um dado período.

Documentos enviados para um Setor dado com/sem entrada neste Setor em um dado período.

PROTOCOLOS DAS UNIDADES:

Os Serviços de Protocolo são responsáveis em gerenciar e controlar as atividades de trâmite de processos e protocolados do seu Órgão de origem, utilizando-se dos relatórios oferecidos pelo Sistema.

Identificados os casos de processos ou protocolados parados ou extraviados deve solicitar ao Órgão responsável esclarecimentos ou providências quando necessário.

 

GRS DO SISTEMA Proteos++

Constituído por funcionários da Divisão de Comunicações Administrativas - DACA-01.

Responsável pelo gerenciamento e controle do Sistema.



Última atualização: 07/04/99 - 12:00