Abertura de volume de processo


Objetivo

Estabelecer procedimentos para abertura de Volumes de processos.

 

Âmbito de aplicação

Todas as Unidades/Órgãos da USP.

 

Considerações Gerais

1- O Volume constitui-se em nova pasta aberta, em continuidade a um determinado processo.

Ocorre quando o processo tiver atingido a média de trezentas folhas, ou antes, se a gramatura ou o formato dos documentos estiverem dificultando o manuseio físico.

2- Por definição, a pasta criada por ocasião da abertura do processo é sempre considerada Volume I.

3- A abertura de novo volume deve necessariamente ser efetuada pelo Protocolo da Unidade de procedência do processo.

4- A abertura de Volume de um processo só pode ser efetuada com o encerramento simultâneo do Volume anterior, mediante despacho que expresse o fato e indique o nº do novo Volume e o nº do novo processo.

5- A partir do despacho de encerramento do Volume anterior, nenhuma outra juntada ou despacho poderá ser nele efetuado, nem mesmo os referentes às saídas de arquivo para consulta. Todas as novas juntadas e despachos deverão ser feitas no último Volume.

6- Os dados da etiqueta de identificação de processo - assunto - interessado deverão permanecer exatamente os mesmos em todos os volumes, diferenciando-se apenas:

  1. Toda vez que é aberto um Volume ele recebe um número diferente do processo principal.

  2. No campo "doc base" a identificação do nº do Volume referente ao processo principal.

  3. Data de abertura de cada volume.

7- Se alguma circunstância de trâmite do processo vier a justificar alguma correção/alteração nos dados de identificação (Interessado, Assunto) as folhas de identificação deverão ser trocadas em todos os Volumes para que os dados permaneçam iguais.

8- O novo Volume terá sua numeração de folhas em sequência à numeração finalizada no volume anterior.

9- De forma conjunta ou independente o trâmite dos processos poderá ocorrer de acordo com a necessidade:

  1. Para consulta pode tramitar todo o conjunto de volumes.

  2. Para juntada de documentos deve tramitar somente o último Volume.

 

Procedimentos

Ao ocorrer a necessidade de abertura de Volume, ou sempre que o processo atingir o número de 300 folhas, o Setor de Protocolo deverá proceder como o descrito nos ítens seguintes:

1- Receber o 1º Volume e o último Volume do processo.

2- Acessar o Sistema de Protocolo Automatizado Proteos++, dar entrada no 1º e no último Volumes e através da transação específica "Abrir Volume" registrar a criação do novo Volume (Ver Manual do Usuário).

3- O Sistema gera despacho automático de abertura de volume no processo principal e no novo Volume.

4- O Sistema emite mensagem com:

  1. Número do novo processo, identificação do número do Volume, número do processo principal.

  2. Permite gerar automaticamente e imprimir termo de encerramento de volume.

  3. Gerar e imprimir a folha de identificação do novo Volume.

5- Gerar e imprimir termo de encerramento de volume.

6- Registrar o encerramento do último Volume juntando o termo de encerramento gerado pelo Sistema. Numerar e rubricar a folha juntada. Preencher o espaço em branco com o número da folha que inicia o novo Volume. Colocar carimbo identificando o Setor, data e o responsável pela rotina.

7- Gerar e imprimir a folha de identificação.

8- Montar o novo processo na seguinte ordem:

a. capa com janela

b. folha de identificação

c. documentos em ordem cronológica

9- A partir do primeiro documento dos autos, dar sequência à numeração finalizada no Volume anterior. As folhas devem ser numeradas e rubricadas no canto superior direito.

10- Anotar o número do processo no primeiro documento dos autos.

11- Concluída a abertura do novo volume, liberar os processos para trâmite registrando o Setor de destino através da transação "Saída" do Sistema Proteos++



Última atualização: 22/03/99 - 14:00